Protección de datos para inquilinos ahora es Ley en Nueva York

La tendencia sobre mantener en la confidencialidad los datos de los usuarios de diferentes servicios se mantiene. El más reciente caso tiene que ver con la protección de datos para inquilinos que ya aplica como ley en Nueva York. De esta manera el estado se une a California, quienes han liderado este tipo de iniciativas que explicaremos a continuación. Y es que a fínales de abril el Ayuntamiento neoyorquino aprobó la Ley de Privacidad de Datos de Inquilinos (TDPA por sus siglas en inglés). La que impondría ciertas obligaciones a los propietarios de edificios de "acceso inteligente". Estos deberes estarán relacionados con la compilación, el uso, la protección y la retención de datos que suministren los inquilinos. Veamos más claridades que hace esta ley.

En primer lugar debemos explicar qué es eso de edificios de acceso inteligente. De acuerdo con la TDPA un edificio de estas características es aquel que se vale de tecnología electrónica o computarizada. Como, por ejemplo:

• •    Tarjetas de identificación por radiofrecuencia
• •    Aplicaciones de teléfonos móviles 
• •    Lectores de información biométrica (huellas dactilares, registro de la voz, geometría de la mano, scan de los ojos o la cara)
• •    Otras soluciones digitales diseñadas para ingresar a un edificio, sus áreas comunes o viviendas que alojadas en su interior. 

Las exigencias de la ley de protección de datos para inquilinos en NY

Esta ley* de protección de datos para inquilinos tiene como objetivo evitar que los propietarios acosen o lleguen a desalojar a los ocupantes. Esto con el uso de los datos que suministraron mediante los sistemas de entrada de edificios que ya mencionamos.

De otro lado, los dueños de viviendas o locales que empleen estas soluciones tecnológicas para ingresar al edificio deben contar con la autorización de sus arrendatarios. Este consentimiento sobre el uso de su información también va acompañado de una medida de eliminación o anonimato de esos datos a los 90 días de la mudanza de los ocupantes.

De ahora en adelante los propietarios de edificios de acceso inteligente también deben ceñirse a los siguientes requerimientos*, políticas y procedimientos que establece la TDPA.

Consentimiento expreso en la protección de datos para inquilinos

Aunque esto ya lo mencionamos, debemos agregar que este consentimiento es previo a la recopilación de los datos de referencia del inquilino. El propietario del edificio deberá obtener dicha autorización por escrito o a través de una aplicación móvil. Vale aclarar que los datos de referencia son los que usa el sistema para verificar que quien vaya a ingresar esté acreditada para hacerlo. Además, después de contar con el consentimiento, el propietario solo se debe limitar a obtener los datos estrictamente necesarios para que el sistema de acceso inteligente funcione de manera correcta.

Cláusulas de privacidad

Los dueños de estas propiedades deben entregarles a sus inquilinos un texto en el que se entienda, de la manera más clara y sencilla posible, la política de privacidad de sus datos. Este material incluye los datos recopilados que serán materia de divulgación, las personas o entidades con las que comparten esos datos, cómo los protegen y el tiempo que permanecerán con ellos. Recuerden que esto es de obligatorio cumplimiento por parte de los propietarios.

Respaldo seguro de los datos

La TDPA les exige a los propietarios que lleven a cabo todas las medidas de seguridad necesarias y reforzadas para la protección de datos para inquilinos. Esto también incluye a sus invitados y otras personas que llegaran a usar el sistema de acceso inteligente. Mínimamente estas medidas de seguridad deben incluir:

• •    Cifrado de datos
• •    Posibilidad de restablecimiento de contraseñas (si el sistema las usa)
• •    Firmware, o programa básico que controla los circuitos electrónicos de cualquier dispositivo. Este debe actualizarse con frecuencia para prevenir al máximo las posibles vulneraciones al sistema de seguridad.

Eliminación de datos

Esta es uno de las exigencias más serias de la ley porque es muy estricta con las excepciones. Es decir, para garantizar la protección de datos para inquilinos los dueños de los edificios tienen que destruir cualquier información relacionada con autenticaciones que haya sido recopilada por los sistemas de acceso inteligente en un lapso de 90 días después de haberla conseguido. Los datos de autenticación son los que suministró el usuario en un punto especial para esto. En otras palabras, aquellos procedimientos distintos a los que ayudan a captar datos por videos o cámaras de monitoreo en las entradas o zonas comunes.

Datos que los inquilinos deben suministrar

La TDPA es tajante sobre los límites de la protección de datos para inquilinos. Por ejemplo, la información que proporcionan a los propietarios y que, a su vez, estos recopilan, generan o usan con su tecnología de acceso inteligente. A los dueños solo se les permite recibir datos como: 

• •    Nombre del usuario.
• •    El número de la dirección de la vivienda y de otros locales o áreas comunes a las que ingresa el arrendatario. 
• •    La forma de contacto que más usa el inquilino.
• •    La información biométrica del usuario (cuando el sistema de acceso inteligente registra esta información).
• •    Número de la tarjeta de identificación o de cualquier dispositivo empleado para facilitar la entrada al edificio.
• •    Contraseñas, códigos de acceso, nombres de usuario e información de contacto usados de forma individual o conjunta con otros datos de referencia con los que inquilino ingresa al inmueble.
• •    Las fechas de mudanza, la hora y la forma de acceso. Esta última se solicita por motivos de seguridad.
• Pero también hay prohibiciones para los dueños de los edificios. Por ejemplo, no podrán vender, alquilar o dar a conocer datos de sus inquilinos a otras personas. En caso de contratación con proveedores externos para el manejo de los sistemas de acceso inteligente, lo primero que deben hacer es dar a conocer a los arrendatarios el nombre de esta compañía y cómo van a usar los datos. Así mismo deben exigirle a este proveedor una copia de la cláusula de privacidad. De esta manera ellos quedan con una autorización por escrito de los usuarios para el manejo de la información que se les entregue.

Si tiene dudas sobre el manejo de sus datos como inquilino, consulte con nuestros abogados de bienes raíces. Usted puede siempre encontrarnos 24/7 y nuestros expertos se encuentran en los 50 estados de la nación. Siempre listos para guiarlo porque la justicia es derecho de todos. 

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