Límites para chequeo de antecedentes son impuestos en Illinois. ¿Cómo afectarían su aplicación de empleo?

No es nuevo el debate sobre los límites para chequeo de antecedentes por parte de empleadores. Y no es nuevo porque son centro de polémicas que abarcan serios asuntos de discriminación. Ni hablar de la falta de oportunidades que esto representa para quienes quieren enderezar su vida. Ahora la noticia al respecto se enfoca en Illinois, estado que refuerza las restricciones de varios empleadores al momento de verificar los antecedentes penales.

En la última semana de marzo el gobernador de Illinois, JB Pritzker, firmó una enmienda al Proyecto de Ley del Senado (SB) 1480. Esta enmienda se promulgó con base en la Sección 103 de la Ley de Derechos Humanos de Illinois (IHRA por sus siglas en inglés). Y es que sumado a la ya establecida prohibición a los empleadores de Illinois del uso de registros de arrestos como base para las decisiones de contratación de empleados, se suma la restricción a los contratantes de basar sus decisiones laborales según el registro de una condena de quien quiera llenar una vacante. Por ahora solo se contempla como excepción que existan estos factores:

•    Una relación sustancial entre una o más condenas previas del candidato y el trabajo específico al que se postula.
•    Si al obtener el empleo esto implicaría un riesgo latente para la propiedad, la seguridad o el bienestar de personas en particular o del público en general. 

Miremos entonces cómo deben proceder los empleadores para evaluar lo que abarca el concepto de “relación sustancial” como uno de los límites para chequeo de antecedentes penales.

Límites para chequeo de antecedentes según la relación sustancial de las condenas

Son seis factores* los que exponen la ley para su evaluación en el momento de evidenciarse una relación sustancial. Estos comprenden:

1.     El tiempo transcurrido desde que se profirió la condena.
2.     La cantidad de condenas registradas del candidato a una vacante.
3.     La naturaleza y la severidad de la condena y lo que esta tienen que ver con la seguridad y protección de la integridad de los demás.
4.     Los hechos y/o circunstancias estrechamente relacionadas con la condena.
5.     La edad del trabajador cuando fue condenado.
6.     Las evidencias de sus esfuerzos de reintegración a la vida en comunidad.

Entonces si un contratante, luego de analizar estos seis puntos, concluye que existe tal relación, debe participar en un proceso interactivo similar al que exige la Ley federal de informes crediticios justos (FCRA por sus siglas en inglés). Y aunque el Departamento de Derechos Humanos de Illinois ya se ha encargado de proporcionar la orientación necesaria mediante una sección de preguntas frecuentes en su sitio web, todavía persisten muchos interrogantes. Sin embargo, el gran reto que esto plantea para los empleadores es cómo deberán prepararse para ofrecer explicaciones bien sustentadas sobre lo que lo llevó  a considerar esa condena como determinante para no llevar a cabo la contratación.

Otro de los aspectos que tiene que ver con límites para chequeo de antecedentes es lo que debe hacer el contratante si se basa en un registro de condena. Veamos de qué se trata.

El registro de una condena dentro de los límites para chequeo de antecedentes

Acabamos de ver como después de evaluar seis factores relacionados con la “relación sustancial” el empleador decidirá si contrata o no a un aspirante. En caso de negar la solicitud de empleo del interesado, con base en el registro de condena, el contratante le debe enviar una notificación por escrito al candidato en la que se esclarezca concretamente el registro de condena que llevó a tomar esa decisión. Además debe tener una muy clara justificación acerca del por qué dicha condena lo descalifica como aspirante a llenar determinada vacante. Por su parte, el empleador le debe dar al interesado en la vacante por lo menos en cinco días hábiles para que adjunte las evidencias. Es decir, el material con el que le pueda demostrar al contratante que no hay problema para ocupar un determinado cargo. 

Después de esto*, y si el empleador sigue considerando que no se debe contratar a esta persona, debe enviarle otro aviso por escrito al interesado en la vacante. En esta oportunidad se le plantea al candidato que puede acudir a su derecho de presentar cargos por discriminación ante el Departamento de Derechos Humanos de Illinois.

Pero hay más límites para chequeo de antecedentes. Por ejemplo, estos también permiten que este mismo proceso se adelante para los contratantes que tomen medidas en contra de trabajadores con el pretexto de sus condenas penales existentes. 

Queda claro entonces que esta ley no limitaría a que los empleadores hagan las verificaciones de antecedentes penales de solicitantes o empleados. Sin embargo sí crea más obstáculos. Incluso, la nueva ley de Illinois sería la más restrictiva del país en comparación con otros estados. Aunque a este tipo de límites para chequeo de antecedentes se sumaron recientemente otros estados como Nueva York y Filadelfia. Veamos más.

Lo que deben seguir teniendo en cuenta los empleadores en este tipo de casos

A pesar de las dudas que persisten sobre su aplicación, con la firma el gobernador es probable que la ley entre en vigencia en junio de este año. Entonces no sobra advertir que a medida que los límites para chequeo de antecedentes se tornan más complejos, es recomendable que los empleadores reciban orientación legal. Es decir, que cuenten con un acompañamiento en los procesos de verificación de antecedentes y lo que esto conlleva. 

En la medida en la que se aprueben y revisen leyes* que sigan estableciendo límites para el uso de antecedentes penales, como sustento de decisiones de aprobación o desaprobación de candidatos a empleos, más conscientes deben estar del apoyo en profesionales en el conocimiento de estos temas. 

El compromiso de quienes tienen la responsabilidad de contratar personal es el de asegurarse de que sus procesos de revisión de antecedentes incluyan evaluaciones de estos así como cualquier aviso al respecto, si así lo solicita la ley. Nuestro bufete lo puede asesorar con soluciones para que los empleadores tengan las herramientas que les permitan cumplir con las limitaciones que imponen estas leyes. En conclusión, que revisen sus políticas y procesos con el fin de que estén en concordancia con todas las leyes actuales. 

Recuerde que usted merece lo mejor.

Enlaces disponibles en inglés*